Wer kennt es nicht?
Teilnehmende sitzen in Meetings (ob in Präsenz oder Online macht keinen wesentlichen Unterschied), kennen die Agenda nicht, haben sich auf die Themen nicht vorbereitet oder haben wesentliche Unterlagen nicht dabei.
Dies führt nicht nur zur Verärgerung des Moderators, der oder die sich zu Recht nicht wertgeschätzt fühlt, sondern es hemmt auch den ganzen Laden – die letzten Themen werden im Schweinsgalopp erledigt, weil Du bei einigen Themen Anwesende erstmal inhaltlich ins Boot holen musst.
Natürlich gibt es immer und überall exzellent vorbereitete Teilnehmende, aber auch die ärgern sich über die unvorbereiteten Teilnehmer*innen. Der Effekt kann sein, dass einige von den sonst gut vorbereiteten Meeting-Teilnehmern ihre Vorbereitung künftig auch hinten anstellen, da sie die Erfahrung machen, „dass man die anderen ja doch ins Boot holen muss“.
Wie kannst Du die Situation verbessern? 9 Impulse für Deine Meetings
Impuls 1: Sichere Sinn und Zweck des Meetings ab. Ist es wirklich erforderlich? Können Informationen per Email kommuniziert werden? Wenn Du dies hinterfragt hast und zu einem JA kommst, sende mit der Agenda in der Einladungsmail eine Nutzenargumentation mit:
- dieses Meeting ist erforderlich weil…,
- wir wollen folgendes Ergebnis erreichen… ,
- wir wollen eine Entscheidung zu xy treffen….
- Bei regelmäßig stattfindenden Meetings kann in der Begleitmail die Priorität einzelner Themen hervorgehoben werden .
Impuls 2: Warum ich? Wenn Du zu einem Thema einlädst und es sich nicht um ein Regelmeeting handelt, mach den Eingeladenen deutlich, warum Du gerade sie zu diesem Thema einlädst (Expertise in der Akquisition, Marketingerfahrungen, Erfolge im Projekt yz, Sichtweise einer bestimmten Zielgruppe z.B. Auszubildende). Damit machst Du Betroffene zu Beteiligten und schätzt diese wert.
Impuls 3: Die richtigen Leute einladen, zugegeben, das ist schwierig. So mancher ist beleidigt, wenn er oder sie nicht dabei war, wenige sind dankbar für die
Zeitersparnis. Lade Menschen ein, die zum Thema beitragen können. Und lade nicht immer dieselben Personen ein, sondern auch mal die, die möglicherweise auch etwas Gutes beisteuern können, aber
nicht so eine Meeting-Load haben.
Wenn Du den Fehler machst, immer dieselben hochfrequentierten Kolleg*innen einzuladen, läufst Du Gefahr, dass diese priorisieren müssen, dabei fällt zwangsläufig
mal etwas hinten runter. Und die weniger berücksichtigten Kollegen danken es durch gute Arbeit und gute Vorbereitung.
Impuls 4: Mach Deine Erwartungen an die Teilnehmenden transparent. Sollen diese sich vorab einlesen / informieren / erste Ideen entwickeln. Stell ruhig ein paar Fragen vorab, die Du im Meeting lösen möchtest– das gibt den Teilnehmenden Gelegenheit sich einzudenken und aktiviert den Wunsch mitzuentscheiden.
Impuls 5: Zeig Respekt und verschwende nicht die Zeit Deiner potenziellen Teilnehmer*innen.
Verfasse eine kurze knackige Einladung mit Nutzenargumentation und den ToDos oder Erwartungen an die Vorbereitung. Strukturiere die beigefügte Agenda gut, sodass die Leser*innen diese auf einen Blick erfassen können. Überfrachte die Agenda nicht, sodass Du hetzen musst und nachher nur 50% der Themen schaffst.
Dadurch frustrierst Du die Teilnehmenden und Dich selbst.
Einladung statt Vorladung
Impuls 6: Einladung statt Vorladung:
Formuliere die Einladung und Deine Erwartungen so, dass die
Teilnehmer*innen sich darauf freuen und sich nicht herbeizitiert oder vorgeladen fühlen.
Impuls 7: Bereite Dich als Moderierender gut vor, dazu gehört, dass
- die Agenda und die Einladung rechtzeitig verschickt werden,
- alle erforderlichen Unterlagen greifbar und den Teilnehmenden ggf. vorab zugänglich sind
- Du die Zeit im Blick behältst und nicht überziehst
- Du Prioritäten bei den Themen / Agendapunkten setzt
-
Ein Protokoll sicherstellst, ob Du es selbst schreibst oder einer der Teilnehmenden
ist dabei nicht wichtig
Impuls 8: Beteilige andere auch an der Durchführung und Gestaltung.
Lass bei regelmäßigen Meetings Moderation und Verantwortung für Agenda und
Protokoll reihum gehen.
Impuls 9:
Widme die letzten 5 Minuten der Meta-Kommunikation.
Das kannst Du frei mit Leitfragen oder ohne machen oder anhand eines Kommunikationsmodells.
Wie waren Thema/Organisation /Zeitmanagement, das Miteinander, die Beteiligung und Kommunikation, die Einbindung aller, wie haben sich die einzelnen Teilnehmenden gefühlt.
Damit erhältst Du Feedback und gleich Impulse für das nächste Meeting
Du machst das bestimmt schon richtig gut
Du bist bestimmt bereits Profi in der Durchführung von Meetings, dann ist das richtig gut und Du kannst selbst Impulse für zielführendere Meetings geben. Alle anderen finden möglicherweise einen Aspekt aus den Vorgenannten, den sie noch stärker berücksichtigen können. Viel Erfolg dabei.
