12 Wochen Erfahrungen mit „Führen aus dem Homeoffice“ , die ich gern mit Euch teile:
#Erkenntnis 1: Du musst nicht perfekt sein!
Remote arbeiten und kommunizieren will von allen gelernt sein und läuft nicht immer sofort perfekt.
Damit sind nicht die technischen, sondern die organisatorischen, emotionalen und sozialen Aspekte gemeint.
Einfache Routine - Aufgaben werden durch die räumliche Trennung oft aufwändiger und Kommunikation mit anderen findet nicht mal eben nebenbei statt. Leben und Arbeit rückt näher zusammen und ist neu zu organisieren. Oft ist die ganze Familie zu Haus und der Einzelne steht vor vielfältigen privaten Herausforderungen, was Remote-Führung komplexer macht.
Tipp 1: Emotionale Offenheit und Zuhören sind noch wichtiger als sonst. Stell Fragen auch nach dem sonst Selbstverständlichen. Die Haltung „Ausprobieren und Lernen“ sowie „wir sind alle gleichermaßen betroffen“ im Sinne Vorbild-sein, hat mir und meinen Teams in der Anfangsphase geholfen. Sei großzügig: mit Dir und anderen.
#Erkenntnis 2: Sei klar und triff Entscheidungen!
Unterschiedliche Rollen und Funktionen im Team machen im Hinblick auf nicht durchgängig digitalisierte Prozesse parallel Remote- als auch Präsenz-Arbeit erforderlich. In einigen Funktionen kann durchgängig im Homeoffice gearbeitet werden, in anderen geht dies aufgrund der nicht vollständig digitalisierten Prozesse aktuell (noch) nicht. Mitarbeitende können dies als persönliche Zurücksetzung und ungerecht erleben. Und nicht immer wird dieses Empfinden gleich geäußert.
Tipp 2: Eine von Beginn an klare Kommunikation im Team über die unterschiedlichen Rollen und Verantwortungen wahrt die Team-Hygiene und lässt einige Konflikte gar nicht erst aufkommen. Du musst entscheiden, knappe Ressourcen verteilen und betriebliche nicht-digitale Abläufe regeln. Das ist Dein Job!
Feste Gruppen, die rollenunabhängig rollierend im Homeoffice und im Büro arbeiten, kann eine hinreichend gerechte Lösung sein.
#Erkenntnis 3: Spielregeln helfen!
Der spontane Wechsel ins Homeoffice hatte zur Folge, dass wir Spielregeln erst entwickeln und parallel bzw. nachträglich verabreden mussten. Auch wenn mit Remote-Arbeit mehr Flexibilität und Freiraum sowie im positiven Sinne größere Vereinbarkeit von Familie und Beruf möglich ist, bedarf es mit Blick auf Kundenbedürfnisse sowie die Unternehmens-Interessen eines Rahmens, an dem sich alle orientieren können.
Tipp 3: Die Themen Erreichbarkeit, Zeit-Antwort-Verhalten, Service-und Pausen- Zeiten sowie Kommunikations- und Vertretungsregelungen sind frühzeitig verbindlich zu vereinbaren und laufend anzupassen.
#Erkenntnis 4: Regelmäßige Kommunikation ist notwendig und nicht nur Alibi-Kommunikation
Regelmäßige Kommunikation meint nicht, als Führungskraft täglich die gesamte Mannschaft per Videokonferenz vor der Nase haben zu müssen. In den ersten Tagen mag das sinnvoll sein, da viel Organisatorisches zu klären ist. Dies sollte der Führungskraft aber nicht als Alibi für die eigene Bedeutung dienen. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass eine Videokonferenz mit allen Sinn macht, wenn es wichtige Themen gibt, daneben die Gespräche mit jedem Einzelnen oder in kleineren Teams noch wichtiger sind.
Tipp 4: Erfolgreiche Kommunikation erfordert eine bewusste Haltung und Anstrengung. Gestalte Deine Kommunikation individuell und so persönlich wie möglich. Die Frage. „Was brauchst Du jetzt von mir wie oft“ macht persönliche Bedürfnisse transparent. Beschränkt Euch also nicht nur auf operative Themen, sondern bezieht persönliche Bedürfnisse und Gefühle mit ein.
#Erkenntnis 5: Keine Angst vor Emotionen
Führung und Zusammenarbeit auf Distanz findet emotional in einem anderen Rahmen statt, als wenn sich alle regelmäßig sehen. Emotionen Einzelner zeitnah wahrzunehmen und richtig einzuordnen, ist schwieriger, als wenn ich den Rundgang mache und Stimmungen aufnehmen kann.
Aufgrund der vielfach auch privat angespannten Lage kann es dabei zu ausgeprägten Emotionen wie Ärger, Wut, Traurigkeit und zu Konflikten kommen. Z.B. wenn der Mitarbeitende das Gefühl hat, dass gerade seine persönlichen Bedürfnisse nicht angemessen berücksichtig werden. Am Telefon und per Video fühlt sich ein Konfliktgespräch anders an, als wenn ich face-to-face bei einer Tasse Kaffee Körpersprache und Mimik aufnehmen kann. Bei eher introvertierten Mitarbeitenden bekomme ich möglicherweise einen Rückzug nicht so schnell mit wie im Büro.
Tipp 5: Gefühle und Emotionen der Mitarbeitenden gilt es auch remote genauso auszuhalten wie die eigenen. Konflikt-Gespräche sind möglichst zeitnah zu führen, auch wenn ein Ausweichen virtuell einfacher ist als im Büro. Dabei ist es für wichtig, Ärger oder Unsicherheit zuzulassen und auch die eigenen Gefühle auszusprechen.
Bei Dilemmata zwischen "nicht in Gänze erfüllbaren Bedürfnissen / Wünschen" des Mitarbeitenden und den "Anforderungen der Kunden und des Unternehmens" gilt es auch im Interesse der Teamhygiene eine klare Entscheidung zu treffen.
#Erkenntnis 6: Vertraue und fokussier Dich auf das Positive!
Menschen gehen unterschiedlich mit vermeintlich oder tatsächlich gewonnenen Freiheiten um. Die Vorstellung vom Homeoffice ist und war für viele ein Paradies, in welchem sich private und berufliche Belange gut kombinieren lassen, insbesondere dann, wenn das Unternehmen Home-Office-Regelungen bisher zurückhaltend gegenüberstand.
Meine Erfahrung ist, dass die große Mehrzahl der Mitarbeitenden verantwortungsvoll mit dieser Freiheit umgeht. Und es gibt immer Einzelne, die möglicherweise nicht so erreichbar wie besprochen oder spürbar weniger produktiv als im Büro sind.
Tipp 6: Richtet Euren Fokus auf Eure Mitarbeitenden, die ihren Job auch im Homeoffice professionell wahrnehmen und schenkt ihnen Vertrauen. Beißt Euch nicht an Einzelnen fest, sondern hinterfragt Eure Wahrnehmung und sucht das Gespräch. Vielleicht gibt es für die punktuelle Nichterreichbarkeit oder die geringere Produktivität des Einzelnen nachvollziehbare Gründe, die Ihr gemeinsam aus dem Weg räumen könnt.
#Erkenntnis 7: Selbstfürsorge statt Hamsterrad
Wer das Arbeiten im Homeoffice bisher ausschließlich positiv gesehen hat, stellt schnell fest, dass es im Homeoffice Selbstfürsorge und einiger Vereinbarungen mit sich selbst bedarf. Der Home- Arbeitsplatz ist oft nicht so ergonomisch eingerichtet wie im Büro und wenn der Partner auch zu Hause arbeitet, bedarf es klarer Absprachen, wer wann wo ggf. ungestört arbeitet. Ich habe z.B. morgens früher begonnen und an manchen Tagen hat eine Videokonferenz die nächste abgelöst. Ohne Frühstück. Die Abgrenzung im Büro fällt leichter, die geschlossene Bürotür oder der Blick nach unten signalisiert „jetzt nicht“, der Gang zum Italiener oder in die Kantine in der Mittagspause bedeutet „Pause“.
Tipp: Stell am besten klare Pausen/Regeln für Dich selbst auf. Die fast ausschließliche Arbeit an PC und Telefon ermüdet schneller. Gesunde Ernährung (entsprechend einkaufen) und regelmäßige Bewegungspausen sind wichtig für die Selbstfürsorge. Denn das persönliche Meeting, der Gang ins Nachbarbüro, zum Kopierer oder zum Lunch entfällt in der Regel zu Hause.
#Erkenntnis 8: Past - Corona – die Rückkehr zur Normalität braucht Zeit
Vom Shutdown vieler Unternehmen waren und sind auch unsere Geschäftspartner und Kunden betroffen und das operative Geschäft wurde vorübergehend runtergefahren, face-to-face- Kundengespräche ausgesetzt, die Telefonate drehten sich primär um das Krisenmanagement.
Jetzt gilt es, sich auf das "next normal" einzustellen und die Produktivität wieder zu erhöhen, womit die Wiederaufnahme der face-to-face-Gespräche und die Rückkehr in die Büros verbunden ist.
Tipp 8:
Es wächst bekanntlich das, worauf sich die Aufmerksamkeit richtet. Wenn die Kommunikation zu Beginn stärker auf die Bewältigung der Krise und die Zusammenarbeit im neuen Modus gerichtet war, gilt es jetzt, wieder Operatives in den Fokus zu nehmen und mit dem Team zu besprechen: „wie gelingt es uns, im neuen Normal wieder an unsere Produktivität und Performance anzuknüpfen“.
Ich empfehle eine sukzessive Rückkehr in die Büros durch Erhöhung der wöchentlichen Präsenztage. Corona ist noch nicht vorbei: auch hier kann eine rollierende Besetzung in mehreren Teams Sinn machen.
Viel Erfolg! Ihr macht das gut!
Kathrin Rehbein / ist.about.mindset
www.kathrinrehbein.de
Für Coaching-Termine bitte anfragen über info@kathrinrehbein.de
Das Kennenlerngespräch ist kostenlos - auch Video-Coaching.
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